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MASTERINVEST Kapitalanlage GmbH - Julia Storkan, BA

Digitalisierung mit FIBU

Julia Storkan, BA

Julia Storkan, BA

www.masterinvest.at

 

Ich durfte vor kurzem an einem Seminar zum Thema Digitalisierung im Rechnungswesen und in der Verwaltung teilnehmen. Ich war gespannt auf neue Inputs, die wir umgehend bei uns umsetzen können, um den manuellen Arbeitsaufwand noch weiter zu reduzieren.

Unterm Strich wurde mir dann klar, dass Masterinvest für ein Unternehmen dieser Größe schon sehr gut unterwegs ist – und das verdanken wir Software.

Die Digitalisierung ist schon allein durch digitale Checklisten – sogenannte Workflows – sehr gut in unserem Unternehmen umgesetzt. E-Mails werden automatisch erstellt, die richtigen Verteiler automatisch zugeordnet. Mit wenigen Klicks versenden wir hunderte E-Mails.  

2017 haben wir das Rechnungswesen wieder zurück in das Unternehmen geholt und wir waren zu Beginn skeptisch, welcher Arbeitsaufwand hier auf uns zukommen würde. Jahrelang hatten wir diesen Bereich durch ein externes Unternehmen erledigen lassen. Software hat uns bei der Umstellung tatkräftig unterstützt. Die Zusammenarbeit hat wie immer gut funktioniert und bei technischen Schwierigkeiten wird sofort Hilfe geleistet. Heute kann ich sagen, dass ich mir Buchhaltung noch nie so einfach vorstellen hätte können. Der Großteil unserer Buchungen passiert im Hintergrund automatisch, werden durch einen Workflow gesteuert und betreffen unsere Investmentfonds.

Die eigentliche manuelle Buchhaltung ist auf ein Minimum reduziert. Rechnungen werden automatisch zur Prüfung importiert, mit wenigen Klicks haben wir unsere Rechnungen erfasst. Ausgangsrechnungen erstellen sich per Klick aus unseren Eingangsrechnungen. Zahlungen werden auf Bankauszügen automatisch zugeordnet, auch hier ist der Aufwand minimal.

Mir wurde während des Seminars klar, dass wir in dem Bereich bereits weitaus besser sind als andere Unternehmen. Hier konnten die anderen Teilnehmer von Horrorgeschichten erzählen, die ich bei uns nie erlebt habe. Viele haben über mangelnden Support bzw. mangelnde Flexibilität durch den Softwarelieferanten geklagt. Diese Probleme haben wir bei nicht, Workflows werden laufend nach unseren Wünschen angepasst, Fehler werden rasch behoben.