Effizientes Prozessmanagement

Durch effizientes Prozessmanagement können Sie die Produktivität Ihres Unternehmenes stark steigern. Aber wie können Sie Ihre Abläufe und Aufgaben besser einteilen und standardisieren? Genau das erklären wir in diesem Beitrag:

Effizientes Prozessmanagemnt

Überblick

  • Effizienter Arbeiten durch Standardisierung und Automatisierung
  • Wie können Prozesse standardisiert werden
  • Besserer Output durch Planung und Tracking

 

 Effizienter Arbeiten durch Standardisierung und Automatisierung

Effizienter arbeiten möchte fast jeder. Doch viele haben Schwierigkeiten dabei Ihre Prozesse sinnvoll zu struktuireren und einzuteilen. Oft scheitert es an den richtigen Tools und dessen Zusammenspiel. Wichtig ist  vor allem, dass man weiß wie man seine Prozesse besser managen kann. Zwei entscheidende Punkte hierbei sind die Standardisierung und Automatisierung.

 

Was bedeutet das konkret?

Ein standardisierter Prozess ist meistens einfacher und leichter zu bedienen. Und hat den großen Vorteil, dass die Abhängikeit von den einzelnen Mitarbeitern deutlich geringer ist - Wie bei Krankenständen oder Urlauben. Hinzu kommt, dass sich standardisierte Prozesse leichter automatisieren lassen. Dadurch können Sie Fehler vermeiden und schlussendlich Aufgaben skalierbar machen.

 

In der Praxis

Ein gutes Beispiel für einen Prozess der sich leicht standardisieren lässt ist, wenn Sie einen Neukunden gewinnen. In diesem Fall sind meistens sehr ähnliche Schritte notwendig, um eine erfolgreiche Partnerschaft einzuleiten. Es gehören gewisse Dokumente unterzeichnet, Daten ausgetauscht, Termine mit den Key-Playern vereinbart usw. Ein weiteres gutes Beispiel ist der Verkaufsprozess. Einmal ausgearbeitet und standardisiert, sind die Abläufe für neue Mitarbeiter leichter verständlich. Jeder weiß was zu tun ist und Fehler werden minimiert. Zusätzlich wird durch standardisierte Abläufe die Kommunikation zu Kunden und Interessenten einheitlich.

 

Wie standardisiert man Prozesse?

oft reicht eine einfache Checkliste mit dem genauen Ablauf der einzelnen Aufgaben. Oder eine Vorlage aus verschieden Positionen mit Aufgaben, die zu erledigen sind. In der Praxis ist das aber oft etwas komlpizierter. Aufgaben werden oft von mehreren Personen gleichtzeitig bearbeitet oder müssen deligiert werden. In manchen Fällen müssen weitere Schritte ausgelöst werden, wenn eine bestimmte Situation eintritt. Dafür benötigt man die die richtigen Tools, die in weiterer Folge die Prozesse automatisieren.

 

Automatisierte Prozesse

Automatisierte Prozesse schaffen schlussendlich Skalierbarkeit. Das Ziel ist es, mit so wenig Klicks wie möglich, möglichst viele Aktionen auszulösen. Beim Neukunden Onboarding kann das zum Beispiel das Anlegen einer Checkliste sein, sobald sich der Status des Angebotes auf "Vertrag" ändert. Dadurch ist sofort die Übergabe vom Vertrieb an die Projektleitung oder Produktion eingeleitet und es kann Keiner auf etwas vergessen. Ein weiteres gutes Beispiel sind Tickets oder Serviceanfragen. Wenn dieser Prozess gut eingerichtet ist, lassen sich Emails mit weniges Klicks in Tickets transformieren - Mit der zuständigen Person, Fälligkeitsdatum und Priorität. Es wird sofort eine Checkliste erzeugt und alle Aktivitäten werden direkt beim Kunden hinterlegt.

 

Prozesse planen und tracken

Um Prozesse planen zu können ist es wichtig, dass Sie wissen wer woran wielange arbeitet. Wenn alle diese Daten vorhanden sind, können Sie Aufgaben ausgesprochen leicht deligieren. Um das Beste mit Ihrer Mannschaft umzusetzen, sollten Sie Folgendes im Überblick haben:

  • Wo ist ein Rückstand?
  • Welcher Mitarbeiter hat wieviele Aufgaben offen - wie alt sind diese Aufgaben?
  • Was ist im Projekt offen?
  • Was ist beim Kunden zu tun?

 

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